MAGAZZINO BENI FARMACEUTICI
PHARMACEUTICAL WAREHOUSE.
CYCLE STOCK
I beni farmaceutici presentano alcune caratteristiche che li differenziano dagli altri beni di consumo:
-          Variabilità e limitata prevedibilità dei consumi;
-          Bassa sostituibilità anche tra elementi di uno stesso gruppo omogeneo;
-          Obsolescenza terapeutica, per il rapido evolversi delle conoscenze scientifiche;
-          Deperibilità temporale (scadenza) con rilevanza giuridico-penale;
-          Particolari e precise modalità di conservazione (armadio chiuso a chiave, frigorifero, armadio fresco, locale infiammabili, gas medicali);
-          Pericolosità per la salute umana (sic) con conseguenti obblighi ex-lege (autorizzazione all’immissione in commercio, norme produttive (NBP, GMP), prescrizione medica, consenso informato, appropriatezza d’uso, documentazione e tracciabilità dei consumi)  e limitazioni d’uso (farmacovigilanza, sospensione cautelativa, revoca).
Nella farmacia ospedaliera la contabilità di magazzino, oltre la normale finalità economico-patrimoniale, assume una particolare valenza assistenziale dovendo servire per elaborare i fabbisogni ed  assicurare il dimensionamento dinamico delle scorte e garantire la continua disponibilità distributiva senza interrompere, in nessun caso, le attività cliniche, diagnostiche e terapeutiche.
OPERATIVE MODE SOFARMAH
I beni farmaceutici sono identificati univocamente mediante: codice alfanumerico, descrizione generica, descrizioni commerciali, unità di movimento, categoria merceologica, codice ATC/CND, specificità d’uso, modalità distributive. In aggiunta ogni prodotto viene contraddistinto dall’ identificativo aziendale (delibera e lotto di gara) con fornitore, prezzo di acquisto e conto economico.
Tutte le movimentazioni di magazzino vengono registrate e controllate in tempo reale.
Le giacenze contabili di magazzino risultano costantemente aggiornate (step by step) e corrispondenti alle giacenze fisiche.
CYCLE STOCK
Il ciclo di magazzino è così articolato:                                                           Competenza
Control supplies (Accettazione e controllo merce in arrivo)
Magazziniere
 
Validazione
 
Farmacista
Registrazione in carico
Magazziniere
 
Stoccaggio
Magazziniere
 
Custodia
Magazziniere
 
Distribuzione
 
Farmacista
Allestimento distributivo
Magazziniere
 
Scarico prodotti
Magazziniere
 
Consegna
Magazziniere

Farmacista 

 CONTROL SUPPLIES
Possono essere accettate solo forniture che siano corrispondenti alle richieste di farmacia e ai corrispondenti ordinativi di acquisto emessi dall’amministrazione.
Il magazziniere provvede all’accettazione delle forniture in arrivo previa verifica con supporto informatico della loro corrispondenza con gli ordinativi emessi e appone sulla nota di consegna (ddt) il timbro del magazzino di farmacia con la data di ricevimento.
In fase di accettazione è previsto il respingimento motivato delle forniture palesemente avariate o comunque non rispondenti agli ordinativi in corso.
Successivamente all’accettazione il magazziniere provvede alla conta e alla annotazione delle quantità pervenute, con relativi lotti e scadenze, sulla nota di controllo predisposta dal supporto informatico.
VALIDATION
Il farmacista, sulla base della nota di controllo e della ddt, verifica che le caratteristiche dei prodotti ricevuti siano conformi alle specifiche adottate e, quindi, ne autorizza la registrazione in carico apponendovi la propria firma.
E’ prevista la contestazione al fornitore delle forniture che dovessero risultare irregolari in quanto tecnicamente non conformi ai requisiti contrattuali e/o di legge con segnalazione all’amministrazione delle forniture irregolari che non sia stato possibile regolarizzare con procedura bonaria.
LOADING
La presa in carico delle forniture validate viene effettuata con supporto informatico mediante registrazione cronologica dell’ordinativo di riferimento, del fornitore, del contratto di riferimento, del prodotto ricevuto, della quantità, del lotto e della scadenza, del prezzo di acquisto, della nuova quantità risultante in magazzino e del prezzo medio ponderato risultante.
Le ddt, vidimate dal farmacista, vengono trasmesse all’amministrazione per la regolarizzazione dei pagamenti.
Le documentazioni delle forniture pervenute vengono conservate in farmacia (5 anni).
STORAGE
Il magazziniere, guidato dalla lista di carico predisposta dal supporto informatico, provvede allo stoccaggio dei prodotti negli spazi predisposti (classificazione), tenuto conto della tipologia di appartenenza per classe merceologica (farmaci, materie prime di laboratorio, disinfettanti, materiali sanitari, suture chirurgiche) e delle modalità di conservazione (frigorifero, armadio fresco, armadio dei veleni e degli stupefacenti, locale infiammabili, locale gas medicali).
In occasione dello stoccaggio delle forniture, il magazziniere effettua il controllo della giacenza di magazzino di ogni singolo prodotto pervenuto e lo confronta con le quantità risultanti indicate nella lista; gli eventuali scarti vengono controllati e, se confermati, motivatamente registrati (carico delle quantità eccedenti, scarico delle quantità mancanti) mediante procedure documentate denominate very-stock.
PREPARATION
L’allestimento distributivo dei beni farmaceutici viene effettuato dai magazzinieri sulla base delle indicazioni contenute nei fogli di lavorazione predisposti, con supporto informatico, dal farmacista in base alle richieste provenienti dai reparti utilizzatori.
I fogli di lavorazione contengono le quantità e l’ubicazione dei prodotti da prelevare, il lotto e la scadenza oltre alle quantità residue (determinate automaticamente dal supporto informatico mediante algoritmo F.E.F.O.). Le quantità residue calcolate dalla procedura informatica vengono sistematicamente confrontate con le giacenze reali.
Il farmacista controlla i prodotti prelevati e autorizza la loro distribuzione. Eventuali discrepanze (delle quantità, dei lotti e delle scadenze) vengono verificate ed, eventualmente, corrette e registrate (very stock).
RECORDING
I prodotti distribuiti vengono automaticamente registrati dal supporto informatico, scaricati dalle giacenze di magazzino, tariffati al prezzo medio ponderato (iva compresa) ed assegnati alla contabilità del reparto destinatario.
DELIVERY
Le consegne dei prodotti in distribuzione, accompagnate da appositi elenchi generati dal supporto informatico, vengono effettuate, in colli sigillati, tramite vettori incaricati. I vettori firmano per ricevuta dei colli e li trasportano a reparti destinatari.
I referenti degli armadi farmaceutici di reparto (capo sala) controllano gli elenchi e li restituiscono alla farmacia firmati a conferma dei prodotti ricevuti.
Le richieste di reparto, i fogli di lavorazione e gli elenchi di reparto vengono conservati in farmacia (5 anni), numerati in ordine cronologico.
RETURN
I reparti restituiscono alla farmacia i prodotti che dovessero diventare eccedenti rispetto ai fabbisogni correnti. I resi vengono controllati e validati dal farmacista che provvede ad autorizzarne il reintegro nelle scorte di magazzino. I resi vengono registrati come trasferimento di rientro nel magazzino e scaricati dalla contabilità di reparto.
EXPIRED
I prodotti di magazzino che dovessero giungere a scadenza vengono rilevati e segnalati dal supporto informatico. Gli scaduti vengono immediatamente tolti dagli scaffali, motivatamente scaricati dalle giacenze di magazzino e registrati in appositi elenchi a seconda della loro tipologia (rifiuti farmaceutici speciali, citostatici, assimilati solidi urbani, stupefacenti). Gli scaduti in reparto, la cui rilevazione viene facilitata da appositi elenchi predisposti dal supporto informatico alle date di scadenza, vengono restituiti alla farmacia che li registra per quantità e provenienza. Periodicamente i rifiuti vengono avviati allo smaltimento. Gli elenchi vengono trasmessi in copia alla direzione di presidio. 
WORKING
Ogni prodotto farmaceutico ha un suo ritmo di consumo il quale dipende dalle indicazioni e dalle modalità d’uso, dalla casistica clinica (casemix) e dalle scelte degli utilizzatori responsabili delle terapie.
Le indicazioni e le modalità d’uso dei singoli beni farmaceutici possono essere molteplici, ma tutte  predeterminate dalle autorizzazioni all’immissione in commercio e correlate con la prevedibile casistica clinica dei vari reparti.
Le scelte degli utilizzatori sono programmate e concordate con il Direttore di Farmacia.
I consumi vengono costantemente registrati ed elaborati in appositi indicatori (consumo pregresso, corrente e recente) che ne monitorizzano l’andamento consentendo la rilevazione di eventuali discrepanze con i consumi programmati e la loro verifica con gli utilizzatori.
Il farmacista con un continuo dialogo con i responsabili dei reparti utilizzatori, basandosi sulle previsioni d’uso dei prodotti, sulle loro modalità di utilizzo, sulla epidemiologia e sugli indicatori di consumo, è in grado di stabilire in modo attendibile i fabbisogni e, conseguentemente, di dimensionare le scorte garantendo il soddisfacimento dei bisogni via-via che essi si manifestano.
Il contenimento complessivo delle scorte ed il mantenimento della loro capienza distributiva costituiscono l’obiettivo primario del farmacista il quale, in tal modo, consegue il duplice obiettivo di garantire la continuità terapeutica e realizzare una effettiva economia di gestione.
Ogni giorno, a fine giornata lavorativa, il supporto informatico rileva le giacenze contabili di tutti i prodotti esistenti in magazzino e ne memorizza in un apposito file le unità e i valori (al prezzo medio ponderato) per classe merceologica (stato patrimoniale).
Tutti i movimenti in entrata ed in uscita dal magazzino vengono registrati cronologicamente nel libro giornale.
WAREHOUSE FUNCTION
Ai magazzinieri è assegnata la custodia, la conservazione e la movimentazione fisica dei beni farmaceutici.
In particolare,  essi:
-          presenziano all’apertura e alla chiusura dei magazzini;
-          custodiscono la merce pervenuta;
-          attuano le procedure per la tenuta delle scritture contabili (carico e scarico);
-          custodiscono la documentazione cartacea comprovante le singole movimentazioni;
-          predispongono i beni farmaceutici per lo stoccaggio e la consegna ai reparti richiedenti;
-          controllano la corrispondenza tra le giacenze contabili e la effettiva consistenza effettiva di ogni singolo articolo;
-          effettuano l’inventario fisico di fine anno e ogni qualvolta si renda necessario.
CRITICAL OPERATION
changing consumption
Le occorrenze farmaceutiche ospedaliere sono variabili e, conseguentemente, anche le previsioni d’uso e i ritmi di approvvigionamento sono variabili e non lungamente prevedibili.
Per assicurare il contenimento delle scorte e garantire la continuità assistenziale, per ogni prodotto vengono elaborati gli indicatori di consumo i quali, rapportati alle scorte e alle previsioni d’uso, consentono di determinare in modo dinamico il punto di riordino e avviare la ricostituzione tempestiva delle scorte.
Le scorte sono continuamente monitorate e gli eventuali inutilizzi prolungati segnalati ai reparti utilizzatori.
lead time
Il dimensionamento del magazzino ed il suo costo dipendono dalla periodicità e dalla entità dei rifornimenti. Il tempo di rifornimento deve essere breve e, soprattutto, prevedibile. Esso scaturisce dalla somma di tre tempi:
-          Tempo di emissione della richiesta di rifornimento (della farmacia);
-          Tempo di emissione dell’ordinativo di acquisto (dell’amministrazione);
-          Tempo di fornitura (del fornitore).
La rilevazione delle occorrenze ed il calcolo delle quantità costituiscono precise responsabilità del Direttore di Farmacia.
La definizione delle quantità da approvvigionare viene calcolata con la procedura informatizzata LEdA (Lotto economico di acquisto) che correla i consumi con i fabbisogni, i costi di acquisto, i tempi di rifornimento e il dimensionamento del magazzino. Questa procedura riduce i costi delle scorte, ma la sua efficacia può essere sminuita dai ritardi delle forniture, dalla obsolescenza delle scorte e dalla eccessiva variabilità dei consumi.
Il tempo di emissione delle richieste,documentato dal protocollo di registrazione, costituisce il tempo “zero” della intera procedura di rifornimento. La trasmissione delle richieste agli uffici amministrativi competenti viene effettuata via fax.  
Il tempo di emissione degli ordini costituisce una competenza amministrativa e, pertanto, esula dai compiti della farmacia. E’ necessario che questo tempo sia breve e regolare. Allo stato attuale questo tempo è irregolare e, più spesso, troppo lungo.
Nella attuale procedura aziendale gli ordini vengono trascritti e faxati ai fornitori senza ulteriore controllo da parte della farmacia ed eventuali errori di trascrizione non possono essere rilevati. Sarebbe pertanto opportuno che le occorrenze predisposte dalla farmacia venissero "contabilmente impegnati" dall'amministrazione, ma trasmessi al fornitore direttamente dalla farmacia. 
Il tempo di fornitura dipende dalla puntualità del fornitore. Allo stato attuale questo tempo è irregolare e, soprattutto nel caso del materiale sanitario, più spesso lungo. Sarebbe opportuno inserire i tempi di fornitura nei contratti con penalità e procedure alternative in caso di inosservanze da parte dei fornitori aggiudicatari.
Il tempo di messa a disposizione dei prodotti ricevuti è rapido (giornaliero) e non influisce con la regolarità del ciclo di magazzino salvo che nel caso di nuovi arrivi. 
minimum order value
Il minimo d’ordine, inteso quale valore minimo dell’ordinativo di acquisto imposto dal fornitore, è fonte di disservizi nei rifornimenti.
Allo stato attuale il minimo d’ordine costituisce una problematica aperta che deve essere affrontata e risolta anche prevedendo modalità di rifornimento alternative che consentano di effettuare acquisti centralizzati con successivo smistamento alle farmacie richiedenti e/o il ricorso a grossisti che, a fronte di un costo di fornitura leggermente superiore, garantiscono la fornitura giornaliera del piccole forniture.
variation of suppliers
E’ frequente la variazione dei fornitori dei prodotti aggiudicati a seguito di transazioni commerciali. I prodotti aggiudicati vengono trasferiti, con procedura legale, ad altro fornitore. Anche se, come solitamente avviene, il fornitore ricevente riconosce la validità dei contratti in essere e mantiene le condizioni di vendita originarie, è comunque necessario che l’azienda recepisca rapidamente le variazioni adeguandovi i contratti. In altri casi i fornitori aggiudicatari dismettono la commercializzazione dei prodotti aggiudicati e, pertanto, bisogna procedere, rapidamente, alla individuazione di nuovi fornitori.
pharmaceutica warehouse peripheral
La normale organizzazione ospedaliera prevede che i beni farmaceutici vengano preventivamente dislocati nei reparti utilizzatori. Questa procedura comporta la costituzione di molteplici depositi periferici. In essi non viene effettuata la contabilità di magazzino.
Per contenerne le dimensioni, la distribuzione dei beni farmaceutici  è mirata e controllata in base al carico terapeutico di reparto. Molti beni sono soggetti a registrazione d’uso. Per molti farmaci, in particolare quelli ad elevata attività farmacodinamica e/o costo unitario, viene effettuata la dispensazione per singolo paziente (con supporto informatico).
La proposta, da tempo avanzata e tutt’ora priva di riscontri concreti, è quella di costituire in farmacia un laboratorio terapeutico in grado di gestire direttamente le esigenze terapeutiche di elezione di tutti i reparti. In tal modo verrebbe effettuata una dettagliata contabilità con la ulteriore ed innovativa possibilità di rilevare il costo terapeutico per singolo paziente.